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Conseils d'experts

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Registre de déplacements, une obligation pour qui ?

La détention et l’utilisation d’un véhicule dans le cadre d’une entreprise peut causer de bons maux de tête aux gestionnaires et dirigeants d’entreprise.   Les règles fiscales en vigueur relativement à ce type de biens sont multiples et complexes, et ce, que ce soit pour la déductibilité aux fins fiscales que pour l’application des taxes de vente.  Le présent article vise à vous entretenir spécifiquement sur la notion de la tenue d’un registre de déplacements, une obligation pour qui en fait ?

Comme vous le savez certainement tout employé qui bénéficie d’une automobile fournie par son employeur a l’obligation de tenir un registre de kilomètre.   Ce registre doit être remis à l’employeur au plus tard le 10 janvier de l’année suivante pour tout véhicule mis à sa disposition à la fin de l’année.  Dans les autres situations, le registre est requis dans les 10 jours suivant le dernier jour où le véhicule a été mis à la disponibilité de l’employé.  Dans les cas de non-respect de cette obligation, l’employé est passible d’une pénalité de 200$.

Le journal des déplacements doit comprendre les informations pertinentes dont notamment le nombre de jours où le véhicule est à la disposition de l’employé, le kilométrage total parcouru dans l’année, le nombre de kilomètre pour chaque déplacement effectué dans le cadre de son emploi, sans oublier qu’il est important de bien noter le kilométrage du début et de fin de l’année indiqué à l’odomètre du véhicule.

Le registre des kilomètres parcourus à des fins d’affaires et à des fins personnelles permet le calcul adéquat de l’avantage imposable de l’employé, de déterminer la  déductibilité du coût d’acquisition ou de location du véhicule en impôts ainsi que du traitement des taxes payées sur le coût d’achat ou de location de celui-ci.

En TPS/TVH et TVQ, un employeur pourra demander un crédit de taxe sur les intrants et un remboursement de taxe sur les intrants en regard de la TPS et de la TVQ payées sur l’acquisition et la location d’un véhicule en fonction du pourcentage d’utilisation du véhicule, du type de véhicule, du coût d’acquisition ou de location et même, selon qui utilisera le véhicule l’employé, l’actionnaire-dirigeant ou la personne liée à ce dernier.  Par conséquent, un registre de déplacement est un outil essentiel pour déterminer le pourcentage d’utilisation à des fins d’affaires.

Même si les règles fiscales n’imposent pas d’obligation spécifique quant à la tenue d’un registre des déplacements, il est important de mentionner que tout contribuable doit être capable de justifier adéquatement les déplacements et l’utilisation réelle du véhicule, et ce, afin d’éviter des problématiques et des contestations avec les autorités fiscales.  En fait, c’est l’entreprise qui a le fardeau de prouver et de démontrer le pourcentage d’utilisation commerciale du véhicule pour la récupération des taxes de vente et pour la déductibilité de la dépense aux fins fiscales.

À plusieurs reprises, les tribunaux ont confirmés que le registre de déplacements consistait une preuve objective permettant de déterminer l’exactitude de l’usage commerciale.

Il ne va pas s’en dire que ce journal des déplacements est de plus en plus exigé par l’Agence du revenu du Québec  (« ARQ ») lors de vérification en TPS/TVH et en TVQ, et ce, même pour la flotte de véhicule ou de camion de service qui est utilisé en totalité à des fins d’affaires.  L’ARQ est davantage exigeant à obtenir des preuves suffisantes pour justifier l’utilisation exclusive de ces véhicules à des fins d’affaires.

Rapidement, nous avons tendance à conclure qu’il est exagéré d’exiger un registre pour chaque véhicule de cette catégorie.  Toutefois, si nous réfléchissons un peu, comment une entreprise peut démontrer l’utilisation réelle à 100% pour les fins d’affaires de ces véhicules à défaut de produire un registre de déplacement.  La question vaut la peine d’être posée et réfléchit.

En tant que spécialiste en taxes à la consommation, nous sommes d’avis qu’il faut être davantage rigoureux dans la conservation de la preuve et la documentation requise pour démontrer l’utilisation réelle des véhicules.  Nous vous invitons à communiquer avec nous pour toute question ou si vous désirez vous assurer que vous détenez toutes les informations pertinentes relatives à ce type de bien.

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