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Conseils d'experts

Contrôle interne

LES AVANTAGES D’UN SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE

Dans une génération où les entreprises doivent évoluer à vitesse grand V et où la concurrence se veut agressive, les chefs d’entreprise doivent se questionner et déterminer comment faire plus, mieux et pour moins cher! Vous devez maximiser la qualité et le rendement de vos produits et services, et ce, avec le moins d’effectifs possible et,  à titre de gestionnaire, vous êtes sans doute de plus en plus confronté à des prises de décisions importantes pour répondre aux objectifs de l’entreprise.

Lorsque j’accompagne un client lors de la production de ses états financiers, et que j’observe un problème de rentabilité même avec un revenu considérable, une question importante me vient à l’esprit.

Est-ce que la direction et la gouvernance ont mis en place des procédures de contrôle administratif et opérationnel internes leur permettant l’obtention d’un degré raisonnable de certitude sur l’information financière de l’entreprise?

Dans cet article, nous souhaitons vous partager quelques notions et recommandations qui vous permettront de comprendre la pertinence et les avantages d’établir un système de contrôle interne au sein d’une organisation.

En quoi consiste le contrôle interne d’une entreprise?

Dans un premier temps, on définit le contrôle interne par un ensemble de lignes directrices, mécanismes de contrôle et structure administrative mise en place par la direction, en vue d’assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires de l’entreprise.1

Quels sont les objectifs et avantages de mettre en place des mécanismes de contrôle?

Lorsqu’on parle de rendement et de transparence des informations, un bon mécanisme de contrôle joue un rôle important au sein d’une entreprise. Il nous permet d’assurer :

La fiabilité des systèmes: Permets une prise de décision en temps opportun, un accès plus rapide à l’information financière et  accorde ainsi une meilleure efficacité sur la croissance de l’entreprise.

La protection du capital : Prévois des mécanismes de contrôle et assure ainsi, par exemple, l’équilibre entre l’inventaire comptabilisé et l’inventaire physique dans le but de prévenir les erreurs de commandes ou même le vol.

Le rendement optimal du personnel : Une attribution équitable au sein du personnel et la séparation de tâches maximisent l’efficience et le partage de connaissance et de compétence. En effet, la répartition des tâches au niveau de l’approbation et la comptabilisation de opérations, la vérification des factures, l’encaissement des dépôts et bien plus sont fortement recommandés car ces contrôles supplémentaires permettent de diminuer le risque d’erreur ou de fraude…

L’identification des risques de fraudes et des erreurs : Permets de cibler  et de réduire les faiblesses afin de diminuer et minimiser le potentiel de fraudes et de litiges qui pourraient avoir un impact négatif sur l’organisation.

Une meilleure crédibilité auprès des institutions financières : Augmente le niveau d’intérêt de la part des institutions financières quant à la possibilité d’emprunts.

Pour un meilleur contrôle du risque, vaut mieux prévenir que guérir

Il est évident qu’une entreprise détenant un système de contrôle interne pourra mieux anticiper les risques financiers, opérationnels et légaux. Que ce soit par exemple, pour éviter des coûts excessifs ou des pertes de revenus dus à des mauvaises décisions de gestion, tout gestionnaire reconnaîtra que l’implantation de mesures efficaces pour un meilleur contrôle interne est souvent moins coûteuse que les coûts engendrés par les conséquences de son absence.

Bien entendu, tout type d’entreprise possède ses particularités au terme d’un système de contrôle interne. Toutefois, nous pouvons observer des recommandations similaires pour les ventes, les achats, l’inventaire et les salaires pour l’ensemble des entreprises. En voici quelques-unes :

LES VENTES

  • Obtention d’une approbation écrite du client et d’un dépôt avant le début de la production
  • Vérification du crédit du client avant la mise en production de la commande
  • Approbation par un cadre et suivi des notes de crédit émises au client

Établir ce type de procédure évite toute ambiguïté avec le client et diminue le risque de mauvaises créances.

LES ACHATS        

  • Rapprochement du bon de commande, du bon de réception et de la facture du fournisseur
  • Suivi sur la marchandise retournée jusqu’à la réception d’une note de crédit
  • Autorisation de paiement par deux responsables
  • Prendre avantage des escomptes de volume et du délai de paiement

L’importance de ces pratiques permet d’avoir le contrôle sur la quantité de marchandises achetées, la juste valeur payée et diminue le risque d’erreur.

L’INVENTAIRE

  • Procéder à l’inventaire physique de façon sporadique et sans préavis pour assurer l’équilibre entre celle-ci et l’information inscrite au registre comptable
  • Les marchandises sont remisées dans des endroits sécuritaires et contrôlés

Cet exercice diminue le risque de vol ou de perte de marchandises au sein de l’organisation et sensibilise le personnel à cette problématique potentielle.

LES SALAIRES

  • Un contrôle des heures travaillées et payées
  • Une conciliation entre la paye nette et le total des chèques individuels
  • Les conditions d’emploi d’un nouvel employé sont autorisées avant d’être intégrées au système

Ces procédures permettent un meilleur contrôle sur la dépense salariale de l’organisation et permet d’éviter des conflits potentiels entre les employés et l’employeur.

Conclusion

Afin de sensibiliser le personnel à l’importance des contrôles internes, il faut une volonté de la direction générale. Si la direction et la gouvernance ne croient pas aux avantages que peut procurer différents processus internes, les employés n’y intégreront pas. Plus les procédures sont simples, connues et acceptées, plus le contrôle interne sera efficace.

Dans le jargon du milieu des affaires, on entend souvent dire que pour réussir en affaires, il faut savoir s’entourer.  Entourez-vous d’employés fiables et de professionnels dévoués qui sauront vous accompagner dans la mise en place de contrôles internes et ainsi contribuer au succès de votre entreprise.

 

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1 VILLENEUVE Jacques, Le contrôle interne guide de procédures , Développement économique, Innovation et exportation du Québec, Direction du développement des entreprises, Janvier 1995.

 

 

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